Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались

О клиенте

Лия Смекун, основатель Medical Business Forum — конференции для врачей, топ-менеджеров и тех, кто строит успешный медицинский бизнес. Живет в г. Гамбург.

Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Фото с сайта конференции Medical Business Forum

Лия в проведении международных конференций не новичок. На ее мероприятиях выступали министры, ученые и владельцы крупнейших медицинских учреждений, за все время количество спикеров перевалило за 250.

Задачи

В связи с ситуацией в мире очередную офлайн-конференцию было решено провести в онлайн-формате.
Чтобы рассказать о задачах, которые стояли перед организаторами, просто размещу скрин из поста Лии, который она написала на следующий день после конференции в своем Facebook :

Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Там была пара слов и обо мне)

Как искали исполнителя

Объявление о поиске технического организатора я увидел в группе Дмитрия Румянцева Ивентология. В комментариях уже предложили свои кандидатуры мои коллеги, но я решил рискнуть и сразу дал ссылку на свой последний кейс по организации похожей конференции. В итоге недолгих переговоров Лия выбрала меня.

Ход проекта и с какими трудностями столкнулись

Стандартно свою работу над таким проектом делю на 3 части: подготовка, проведение мероприятия, обработка записей. Расскажу о каждой.

1. Подготовка

На подготовку как обычно ушла неделя. Я связался с каждым спикером (их было 12), назначил время тестового созвона, чтобы познакомить каждого со стриминговым сервисом, проверить оборудование и сделать небольшой тестовый прогон с презентацией.
Здесь надо сказать, что проведение конференции планировалось в закрытой группе Facebook, что создавало определенные ограничения. А именно, я не хотел делать для каждого спикера отдельный эфир, так как в этом случае зрители бы терялись и не все доходили бы от одного эфира до другого. Поэтому решил транслировать одной трансляцией без пауз, что, конечно же, сложнее, но качественнее.

Я давно мечтаю делать не просто конференции для онлайн-школ, а настоящие ШОУ. Представляю себя этаким режиссером прямого эфира, который управляет невидимой рукой всем происходящим, от которого зависит, будет ли представление интересным или зрители (а их в этот раз было больше 200) будут зевать от однообразия картинки.


В этот раз я многое сделал в этом плане — спикеры динамично сменяли друг-друга, в паузах я выводил Лию для представления следующего спикера. Иногда и во время выступления по непрерывной между нами связи она просила вывести её в эфир, что я и делал. Менялись заставки, в нужное время бежала бегущая строка с призывом оставлять отзывы — это было необыкновенно, чувствовать, что ты дирижируешь этим представлением и видеть, что зрители слушают спикеров и им все нравится.

За минуту схематично покажу как выглядел один доклад, а таких было 9:

Но что-то я отвлекся)) Следующий этап.

2. Проведение мероприятия

Конференция шла гладко. Я нервничал из-за того, что два ОЧЕНЬ занятых спикера так и не прошли со мной тестовый созвон, так как не нашли на него времени в своем графике. Но у меня была готова на этот случай подробнейшая текстовая и видео инструкция, которую я скидываю каждому спикеру. Также за 40 минут до вывода спикера в эфир я проверяю оборудование каждого и еще раз инструктирую. Сейчас возможно это выглядит страшно, на самом деле у меня все устроено так, что спикеру не надо нажимать ни на какие кнопки, я сам вывожу каждого в нужное время в эфир и вывожу из эфира. Им остается только говорить. Я осознанно пришел к такому формату управления трансляцией, мне так спокойнее.

Не обошлось без накладки. В заключении конференции была запланирована трансляция предварительно записанного видеоролика в формате премьеры. То есть без переключения на новый эфир сразу после последнего спикера надо было запустить этот ролик. Из-за большой нагрузки на мой интернет качество передаваемой картинки просело, но звук шел хорошо. После этого я себе провел дополнительную линию оптоволокна.

В остальном все прошло хорошо.

3. Обработка записей

На следующий день я нарезал эфир на отдельные выступления и залил в группу конференции. Также залил видеоролик, с которым были проблемы, в отличном качестве.

Итоги

После каждого мероприятия подвожу итоги и заношу новые пункты в свой чек-лист.
Вот что я добавил после этой конференции:

  • Выстроить новый подход к очень занятым спикерам.
  • Поставить себе помощника на комментарии. В этот раз я собирал вопросы из чата и скидывал Лии. Я справился, но было тяжеловато.
  • Каждого спикера после эфира благодарить. Это важно.
  • Более серьезно обсуждать с клиентом вопрос тайминга. Лия в итоге уложилась идеально, но иногда я нервничал.
  • Один из спикеров Ева Кац посоветовала дополнительную инструкцию (это я делаю для перестраховки) скидывать пораньше.
    И наговорила еще несколько ценных советов как очень опытный спикер:
Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Советы от Евы Кац

В ЗАКЛЮЧЕНИИ ответ, почему Лия подняла мой гонорар в 2 раза:

Отзывы от спикеров конференции

Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Максим Черепица
Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Анна Чаплыгина
Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Виктор Чистилин
Как мне заплатили за техническую организацию конференции в 2 раза больше чем договаривались
Никита Жуков

Мне было очень приятно поработать с таким профессионалом как Лия Смекун.
Наблюдать проект такого уровня изнутри — это дорогого стоит!
Очень надеюсь, что проведу еще не одно мероприятие для неё.

Если вам нужно техническое сопровождение онлайн-мероприятий «под ключ» пишите мне в Whatsapp или на почту [email protected]

Пролистать наверх