Расскажу как технически провел онлайн-мероприятие на 40 спикеров, какие задачи передо мной были поставлены, какие проблемы возникали в процессе и как я их решил.
О клиенте
Клиентом в этот раз был Центр инноваций социальной сферы
Фонда поддержки предпринимательства г. Югры.
Заказчик нашел меня на сайте платформы Gecourse в разделе рекомендованных специалистов.
Задачи, которые передо мной стояли
- Провести десятидневное онлайн-мероприятие, взяв на себя всю техническую сторону прямых эфиров. Особенное внимание уделить трем дням — в один из них планировалось выступление 12 спикеров в течении 12 часов, в другой — организовать эфир из студии, в котором участвуют 10 спикеров в течении 4 часов, и третий самый сложный день, в котором планировалось участие 16 спикеров в течении 6 часов.
- Подготовить к эфиру неопытных в онлайн-вещании спикеров, которых было большинство.
- Развернуть с нуля проект на платформе Getcourse, залить на нее другие тренинги клиента, защитить рассылки от попадания в спам и другие типичные для Геткурса первичные настройки, вести все тренинги клиента во время форума и в последующем.
- Сделать записи прямых эфиров, обработать и выложить их в уроки как можно быстрее после трансляции (например, после 12 часового прямого эфира у меня было 36 часов, чтобы обработать, нарезать ролики и залить их в Геткурс. Это параллельно с сопровождением следующих эфиров).
- Вести модерацию во всех вебинарных комнатах, чатах студентов (которых было 5 штук), в комментариях к урокам, отвечать на письма студентов, а также на обращения в техподдержку проекта. Что интересно, на любое обращение ответ я должен был дать в течении 30 минут вне зависимости от времени суток.
Мой подход
Мои сильные компетенции:
— создание команд для онлайн-школ;
— системный подход в ведении проектов.
Именно поэтому я в первую очередь собрал команду под этот проект. Да, пришлось поделиться гонораром, но спокойствие за гарантированный результат всегда важнее.
Один человек постоянно мониторил все чаты, комментарии и обращения в техподдержку. Второй (мой сын) выполнял все рутинные работы по Геткурсу. Третий помогал сопровождать эфиры, а именно подготавливал следующего спикера, пока я следил за тем, чтобы в нужное время вывести из вебинарной комнаты предыдущего. Четвертый вел записи вебинаров с экрана и монтировал их.
Для того, чтобы успеть подготовить всех спикеров к выступлению, я предпринял 3 простых шага:
1. Свел их всех в таблицу, в которой отмечал этапы прохождения ими подготовки.
2. Записал и выложил на своей образовательной платформе обучающие материалы для неопытных спикеров.
3. После этого мне оставалось идти по списку и скидывать спикерам заранее составленную пошаговую инструкцию.
Но даже несмотря на системный подход возник ряд проблем.
С какими проблемами я столкнулся и как их решал
Основные трудности возникли с тем, что в один день выступали по 12-16 спикеров. Самый сложный день в этом плане был 10 декабря, когда в течении 5 часов выступило 15 спикеров, то есть на каждое выступление выделялось всего 20 минут. За это время надо было выйти на следующего спикера, подготовить его к эфиру и вывести из комнаты предыдущего. Не всегда спикеры укладывались в тайминг, приходилось следить за этим, один раз даже вышел в эфир голосом и корректно вывел спикера из трансляции.
Так как большая часть спикеров не имела опыта ведения вебинаров, много времени ушло на их техническую подготовку. Например, у некоторых не работали камеры, у многих были проблемы с браузерами и антивирусами, одна женщина не умела копировать и вставлять ссылки (но это ничего не говорит о ее экспертности, выступление у нее было прекрасное).
Один совсем не пользовался мессенджерами.
У другого просто был сломан компьютер и пришлось его тренировать всего за день до эфира.
Помощник депутата Н. Валуева сначала не мог зайти на один из сервисов, так как территориально был в Крыму. Позже у него совсем не было времени на тестовый эфир. И первый раз я его увидел только за 30 минут до трансляции. Из техники у него в руках был только планшет. Помню, как я тогда чуть не поседел, но все получилось и эфир он провел уверенно.
У двух спикеров из 40 в день эфира произошло необъяснимое. Они просто не могли зайти в комнату. Пришлось использовать запасной вариант.
Одним из этих спикеров оказалась Майя Богданова. Несмотря на техническую проблему, эфир она провела замечательно. А ведь она не была даже в вебинарной комнате, прекрасно импровизировала, радуясь плюсикам в чате, которых даже не видела. Ключевые комментарии я копировал из чата и скидывал ей в фб-мессенджер. Это нисколько не сказалось на качестве выступления, по моим ощущениям это был самый яркий эфир форума.
«Спасибо за эту титаническую работу!»
Приведу несколько благодарностей от спикеров.
Выводы
В проведении сложных онлайн-мероприятий важно:
— системное мышление;
— командная работа;
— коммуникабельность;
— умение выключать эмоции, чтобы в критической ситуации действовать максимально эффективно и не поддаваться панике;
— предварительная подготовка и планирование.
