Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть

Расскажу как технически провел онлайн-мероприятие на 40 спикеров, какие задачи передо мной были поставлены, какие проблемы возникали в процессе и как я их решил.

О клиенте

Клиентом в этот раз был Центр инноваций социальной сферы
Фонда поддержки предпринимательства г. Югры.

Заказчик нашел меня на сайте платформы Gecourse в разделе рекомендованных специалистов.

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть

Задачи, которые передо мной стояли

  • Провести десятидневное онлайн-мероприятие, взяв на себя всю техническую сторону прямых эфиров. Особенное внимание уделить трем дням — в один из них планировалось выступление 12 спикеров в течении 12 часов, в другой — организовать эфир из студии, в котором участвуют 10 спикеров в течении 4 часов, и третий самый сложный день, в котором планировалось участие 16 спикеров в течении 6 часов.
  • Подготовить к эфиру неопытных в онлайн-вещании спикеров, которых было большинство.
  • Развернуть с нуля проект на платформе Getcourse, залить на нее другие тренинги клиента, защитить рассылки от попадания в спам и другие типичные для Геткурса первичные настройки, вести все тренинги клиента во время форума и в последующем.
  • Сделать записи прямых эфиров, обработать и выложить их в уроки как можно быстрее после трансляции (например, после 12 часового прямого эфира у меня было 36 часов, чтобы обработать, нарезать ролики и залить их в Геткурс. Это параллельно с сопровождением следующих эфиров).
  • Вести модерацию во всех вебинарных комнатах, чатах студентов (которых было 5 штук), в комментариях к урокам, отвечать на письма студентов, а также на обращения в техподдержку проекта. Что интересно, на любое обращение ответ я должен был дать в течении 30 минут вне зависимости от времени суток.
Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Вот так я улучшил стандартное отображение тренингов в Геткурсе

Мой подход

Мои сильные компетенции:

— создание команд для онлайн-школ;
— системный подход в ведении проектов.


Именно поэтому я в первую очередь собрал команду под этот проект. Да, пришлось поделиться гонораром, но спокойствие за гарантированный результат всегда важнее.
Один человек постоянно мониторил все чаты, комментарии и обращения в техподдержку. Второй (мой сын) выполнял все рутинные работы по Геткурсу. Третий помогал сопровождать эфиры, а именно подготавливал следующего спикера, пока я следил за тем, чтобы в нужное время вывести из вебинарной комнаты предыдущего. Четвертый вел записи вебинаров с экрана и монтировал их.

Центр управления онлайн-конференцией
Всё управлялось отсюда

Для того, чтобы успеть подготовить всех спикеров к выступлению, я предпринял 3 простых шага:

1. Свел их всех в таблицу, в которой отмечал этапы прохождения ими подготовки.

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть


2. Записал и выложил на своей образовательной платформе обучающие материалы для неопытных спикеров.

форум


3. После этого мне оставалось идти по списку и скидывать спикерам заранее составленную пошаговую инструкцию.

Эфир-инструкция

Но даже несмотря на системный подход возник ряд проблем.

С какими проблемами я столкнулся и как их решал

Основные трудности возникли с тем, что в один день выступали по 12-16 спикеров. Самый сложный день в этом плане был 10 декабря, когда в течении 5 часов выступило 15 спикеров, то есть на каждое выступление выделялось всего 20 минут. За это время надо было выйти на следующего спикера, подготовить его к эфиру и вывести из комнаты предыдущего. Не всегда спикеры укладывались в тайминг, приходилось следить за этим, один раз даже вышел в эфир голосом и корректно вывел спикера из трансляции.

Так как большая часть спикеров не имела опыта ведения вебинаров, много времени ушло на их техническую подготовку. Например, у некоторых не работали камеры, у многих были проблемы с браузерами и антивирусами, одна женщина не умела копировать и вставлять ссылки (но это ничего не говорит о ее экспертности, выступление у нее было прекрасное).

Один совсем не пользовался мессенджерами.

У другого просто был сломан компьютер и пришлось его тренировать всего за день до эфира.

Помощник депутата Н. Валуева сначала не мог зайти на один из сервисов, так как территориально был в Крыму. Позже у него совсем не было времени на тестовый эфир. И первый раз я его увидел только за 30 минут до трансляции. Из техники у него в руках был только планшет. Помню, как я тогда чуть не поседел, но все получилось и эфир он провел уверенно.

У двух спикеров из 40 в день эфира произошло необъяснимое. Они просто не могли зайти в комнату. Пришлось использовать запасной вариант.

Одним из этих спикеров оказалась Майя Богданова. Несмотря на техническую проблему, эфир она провела замечательно. А ведь она не была даже в вебинарной комнате, прекрасно импровизировала, радуясь плюсикам в чате, которых даже не видела. Ключевые комментарии я копировал из чата и скидывал ей в фб-мессенджер. Это нисколько не сказалось на качестве выступления, по моим ощущениям это был самый яркий эфир форума.

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Отзыв от Майи Богдановой

«Спасибо за эту титаническую работу!»

Приведу несколько благодарностей от спикеров.

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Со мной приятно работать)

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Спикер первый раз проводил вебинар

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Поддерживал неопытных спикеров

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Один из спикеров захотел поработать со мной

Как вывести в эфир 40 спикеров включая помощника депутата и не умереть
Самая приятная похвала — от клиента
отзыв
Отзыв

Выводы

В проведении сложных онлайн-мероприятий важно:

— системное мышление;
— командная работа;
— коммуникабельность;
— умение выключать эмоции, чтобы в критической ситуации действовать максимально эффективно и не поддаваться панике;
— предварительная подготовка и планирование.

Еще отзыв на организацию вебинаров

Пролистать наверх